Skladová evidencia má s fakturáciou nielen spoločný účel, ale aj vývoj. Od papierových dokladov sa postupne premenila na nešpecifické IT riešenia (Word, Excel), potom sa presunula do samostatných programov a integrovaných modulov na počítači. Dnes je normou previazanosť s cloudom, synchronizácia dát s rôznymi klientskymi prístupmi a dátové prepojenie – napríklad práve s fakturáciou.

 

Skladová evidencia online

Skladové programy neposkytujú iba možnosť ukladania informácií a vytvárania dokladov. Dnes ich hodnota spočíva skôr vo všadeprítomnosti dát:

  • dáta sa aktualizujú v reálnom čase; 
  • rovnaké rozhranie slúži skladníkom, fakturantom, účtovníkom, obchodníkom B2B, predajcom B2C, ekonómom aj manažmentu; 
  • informácie sa spoľahlivo zálohujú a
  • všetky prístupy sa zaznamenávajú. 

 

Prepojenie skladu s fakturáciou

Čerešničkou na torte cloudových riešení sú dátové prepojenia na ďalšie firemné programy. Niekedy je potrebné ešte naprogramovať „dátové mostíky“ – inokedy skladovú evidenciu rieši rovnaké rozhranie ako fakturáciu, CRM či ekonomické reporty.

 

Výhody prepojenia skladu a fakturácie

  • obojsmerné riadenie skladu – stav menia nielen faktúry vydané s predajom tovaru, ale aj faktúry prijaté ako nákup nových položiek;
  • okamžitá administratíva – skladníci aj fakturanti môžu vytvárať svoje doklady na základe dát druhého oddelenia:
  • vytvárať skladové doklady na základe faktúr; 
  • automaticky aktualizovať skladové doklady po zmene faktúry;
  • vystaviť faktúru na základe jedného i viacerých skladových dokladov; 
  • uľahčenie pomocou kódov EAN – všetko označené čiarovými kódmi sa dá rýchlejšie dátovo spracovať pomocou čítačky kódov. Mimoriadne žiadaným prvkom sa stáva vytváranie faktúr či dodacích listov s kódmi EAN, pretože výrazne zjednodušujú preberanie tovaru a jeho expedovanie odberateľom;
  • súpravy– položky definované ako súpravy produktov da bezchybne odpočítajú zo zásob a umiestnia sa na faktúru;
  • reálne dáta– nestane sa Vám, že vyfakturujete predaj položiek, ktoré už nie sú na sklade; 
  • ďalšie spracovanie dát– zdrojové dáta umožňujú vytvárať katalógy, ponukové listy, objednávky, rezervácie, a to vrátane:
  • filtrovania pomocou kategórií tovaru a odberateľov; 
  • rôznych cien  jednotlivých skladov podniku; 
  • v roznych menách; 
  • reportovania na ekonomické riadenie spájajúce skladové reporty s transakčnými dátami odberateľov i dodávateľov na základe fakturácie.

A čo služby – dajú sa skladovať?

Služby sa síce skladovať nedajú, ale určite sa dajú skladovo evidovať. Na rozdiel od hmotných výrobkov nie sú obmedzené množstvom a nevydávajú sa k nim skladové dokumenty. Ale aj k nim sa dá priradiť cena brutto a netto – a síce v prípade, že službu či jej časť realizuje pre fakturujúceho subdodávateľ.

Skladová evidencia použitá na služby uľahčuje nielen fakturáciu, ale aj ekonomický prehľad o predávaných službách, ziskovosti položiek a odberateľov. Niektoré aplikácie disponujú zjednodušeným prehľadom produktov. Aj keď neobsahuje vystavovanie dokladov a ďalšie funkcie skladovej evidencie, dá sa ľahko použiť práve na evidenciu služieb.

Prepojenie fakturácie, skladovej evidencie, ekonomických reportov a mnohých ďalších funkcií ponúka BitFaktura.sk