Číslo faktúry
Číslo faktúry je znakový reťazec. Znaky typicky odkazujú k vonkajším entitám. Najčastejšie sa v čísle faktúry objavuje:
- poradové číslo:
- tj vôbec najdôležitejší prvok čísla faktúry. Berný úrad z neho vyvodzuje, že fakturačná evidencia spĺňa požiadavku kontinuity, že sa faktúry nestrácajú a že nedochádza k obchádzaniu daňovej povinnosti; bežne sa umiestňuje na koniec čísla faktúry;
- číselná postupnosť sa najčastejšie začína s novým účtovným rokom, ale môže byť znovuiniciovaná aj každý mesiac, týždeň či deň. Číselné rady, ktoré sa spúšťajú častejšie ako ročne, treba opísať vo vnútropodnikových účtovných záznamoch, spôsobom, ktorý vysvetľuje ich používanie. Bežne sa potom dopĺňajú signifikátorom na úrovni čísla faktúry, ktorý signalizuje napríklad číslo mesiaca, týždňa či dňa, ktorému číselná postupnosť zodpovedá.
- ďalšie prvky už nevyžaduje legislatíva. Plní iba funkciu orientačnú. Sú to:
- dátové ukotvenie – najčastejšie rokom, menej častejšie mesiacom, ešte menej často týždňom, výnimočne aj dňom;
- označenie dokladu – typicky FV pre faktúru vydanú tam, kde sa masívne pracuje aj s ďalšími druhmi faktúr (prijatá, zálohová) a je treba rozlíšiť;
- označenie fakturačného oddelenia v rámci veľkých podnikov, v ktorých každé oddelenie fakturuje samostatne;
- označenie zákazníka – môže nadobúdať podobu číselnú aj písmennú;
- ďalšia segmentácia môže zohľadniť napríklad: krajinu zákazníka, vnútrofiremné rozlíšenie skupín zákazníkov či napríklad odbor činnosti firmy, do ktorej faktúra spadá.
Chyby číslovania faktúr
Z konštrukcie čísla faktúr je jasné, že jediné chyby, ktoré finančný úrad zaujímajú, sú chyby v poradovom čísle a jeho ukotvenie v čase. Ostatné chyby finančný úrad nezaujímajú.
Ako vznikajú chyby v číslovaní faktúr?
Manuálne. 90 % prípadov chýb generuje ľudský faktor. Zakaždým, keď číslo faktúry nie je generované softvérovým nástrojom, ale je vypĺňané živým človekom, stúpa riziko chybného vyplnenia na 43 %.
Systémovo. Relatívne veľký, ale voči manuálnemu zdroju malý podiel, majú systémové chyby. Vznikajú na úrovni organizácie či aplikácie. Typicky sú problémom veľkých firiem s viacerými účtovnými oddeleniami. Zlé nastavenie kompetencií a ich prekrývanie potom ústi do chyby číslovania faktúr – najčastejšie duplicitné číslovanie.
Chýbajúce čísla, opomenutie číslovania, diery v číselných radoch. Chýbajúce čísla číselnej postupnosti trápia všetky biznisy od freelancerov po korporáty. Veľakrát vznikajú nedokončením faktúr a ich následným zmazaním – existuje ale aj množstvo iných variant vzniku.
Ako napraviť chybu v číslovaní faktúr?
V najjednoduchšom prípade ste faktúru ešte neodoslali. Zákazník ju ešte nedostal, je iba vo Vašom systéme, optimálne medzitým nebola vystavená ďalšia faktúra. Prax velí: faktúru zmazať, vystaviť znova. Oficiálne sa totiž ešte ani nestala účtovným dokladom. Faktúra je odoslaná, ale ešte nezaplatená. Oficiálne môžete faktúru stornovať, informovať zákazníka o storne z dôvodu účtovnej chyby a faktúru vystaviť znova. V prípade dobrých vzťahov môžete postupovať rovnako, len bez zbytočného papierovania - obaja faktúru zmažete a pošlite novú.
Zákazník Vám nezaplatil? Nemazať. Síce ide o začiatočnícku chybu, ale treba zopakovať, že vystavené faktúry sa nemažú. Niekedy k tomu majú sklon spoločnosti vedúci účtovníctva, v ktorom sa vydaná faktúra stáva príjmom už okamihom vystavenia. Ale ani ohľad na zvýšenie základu pre daň z príjmu a DPH neoprávňuje nikoho zmazať vystavenú faktúru. Neprečíslovávať nové faktúry tak, aby vyplnili dieru v číslovaní. Je to lákavý spôsob, ako obísť vzniknutú situáciu, ale pokiaľ chýbajúca faktúra a nová faktúra nie sú vystavené v ten istý deň, nie je vhodné prečíslovávať novú faktúru tak, aby sedela do číselného radu. Disproporcie medzi časmi vystavenia a číselným radom môžu vzbudiť nežiaducu pozornosť finančného úradu.
Dokumentovať chybu. Zdvojenie dokladu, chýbajúce číslo aj akúkoľvek inú chybu je vhodné okamžite dokumentovať vo vnútroúčtovných dokladoch:
označiť chybné položky;
opísať spôsob, akým s nimi bude naložené;
opísať, ako sa bude ďalej pokračovať v číslovaní;
uviesť, ako k situácii došlo.
Informovať finančný úrad. Mnohí odporúčajú informovať finančný úrad, dohodnúť sa alebo nechať si poradiť ďalší postup. Oficiálne to je výborný nápad. Neoficiálne záleží na Vašej konkrétnej skúsenosti s konkrétnym úradom a jeho ľuďmi - a tými by ste sa mali riadiť.
Ako predchádzať chybám v číslovaní faktúr?
Systémovo
Fakturovať je potrebné iba pomocou k tomu určenému programu. Akékoľvek riešenie od ručných cez tabuľkové a textové editory až po kombinácie oboch a vedenie šialených záznamov je parciálne, nesystematické a v dôsledkoch hlúpe.
Aplikácia musí mať výhradný prístup k fakturačnej evidencii odkiaľkoľvek a fakturačná evidencia musí vedieť pracovať s mnohými vstupmi. Aj keď v jeden moment vystavuje faktúru obchodníčka na telefóne, predajca tovaru pri preberaní tovaru u odberateľa a skladník - systémovo poňatá aplikácia ich bezchybne zoradí, prípadne aj príslušne označí.
A rovnako tak treba zabrániť nechceným vstupom. Pri online fakturáciách sa to rovná napríklad možnosti zakázať ručné upravovanie a ošetrenie prípadov, keď je fakturant mimo prístupu do fakturačného riešenia.
Rozvíjajte biznis - číslovanie zverte BitFakture